Нормы Трудового кодекса Российской Федерации предусматривают документальное оформление отношений в сфере труда. Например, обязательным является составление документов при оформлении приема на работу (ст. 68 ТК РФ), при переводе на другую работу (ст. 72 ТК РФ), при прекращении трудовых отношений (ст. 84.1 ТК РФ) и др.

Соблюдение указанных процедур отвечает интересам как работников, так и работодателей и обеспечивает нормальное развитие трудовых и непосредственно связанных с ними отношений. Правильно оформленные документы необходимы работнику для подтверждения трудового стажа, работы во вредных условиях, получения льгот и преимуществ и др. Работодателю же правильно выстроенная система документирования поможет избежать привлечения к ответственности по результатам проверок контролирующих органов.

Документирование отношений составляет сердцевину более широкого понятия - делопроизводства, под которым понимается отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Применительно к отношениям в сфере труда используется понятие "кадровое делопроизводство" - совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску документов по управлению персоналом.

Основываясь на положениях трудового законодательства и Общероссийском классификаторе управленческой документации, (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299), можно дать следующую классификацию кадровой документации:

1. документация по приему на работу - трудовой договор, приказ о приеме на работу;
2. документация по переводу на другую работу - соглашение о переводе на другую работу, заявление о переводе на другую работу, приказ о переводе;
3. документация по увольнению с работы - заявление об увольнении, приказ об увольнении;
4. документация по оформлению отпусков - заявление о предоставлении отпуска, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска;
5. документация по оформлению поощрений - представление о поощрении, приказ о поощрении;
6. документация по оформлению дисциплинарных взысканий - письменное объяснение о совершении дисциплинарного проступка, приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания.

В системе кадрового делопроизводства часто совершаются следующие ошибки: отсутствие кадровых документов, наличие которых обязательно в соответствии с трудовым законодательством (графики отпусков, штатные расписания и др.), либо их несоответствие требованиям закона; игнорирование унифицированных форм; неверный выбор способа оформления трудовых отношений; несоблюдение правил архивации документов.

В настоящий момент нормативную базу кадрового делопроизводства, помимо Трудового кодекса РФ, составляют Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", а также ГОСТы и акты, принятые отраслевыми министерствами и ведомствами.

Статья: Традиции и новации в системе документирования отношений в сфере труда. Кадровое делопроизводство (Кириллова Л.С.) ("Налоги" (газета), 2011, N 12{